返事・連絡はすぐにしよう！レスポンスが早い女性起業家は信頼される！

起業してビジネスを始めると「信用」や「信頼」がとても重要。

企業で働いている時は会社の看板（信用）でやっていけますが、組織を抜けて独立・起業したら、信用はゼロ。

一から作り上げていかなければなりません。

そして、相手から信頼してもらわなければ仕事になりません。

日頃から信頼を得られるような行動が必要ですが、そのなかでも特に気を付けたいのが「連絡への返信」。

「レスポンスが早い人は仕事の出来る人」と言われるように、お客様や取引先、クライアントなどからの連絡には、すぐに返事・連絡をすることが信頼獲得に欠かせません。

そこで、今回は信頼を得るために大切な行動＝「レスポンスを早くする」ことの大切さについてお伝えします。

レスポンスとは

ビジネスにおける「レスポンス」とは、「返事」や「反応」、「応答」などの意味で使用されます。

メールや電話からの問い合わせ、SNSのメッセンジャー機能やチャット、LINEなども含めて、受け取った通信に対して返事・返信をすることを「レスポンス」と言います。

ビジネスシーンでは、連絡手段にメールが多く用いられます。

相手から届いたメールにいち早く返事をしたり、問い合わせの電話に対してすぐに回答をしたりすることを「レスポンスが早い」と言われます。

また最近ではランサーズ などのクラウドソーシングでお仕事の依頼を受けるフリーランスさんや、minne などのハンドメイドマーケットで手作りの作品を販売するクリエイターさんが増えています。

それらの方は、案件のオファーや注文などの連絡があった際に、すぐに返信・連絡をすると相手から「レスポンスが早い人」と認識されるようになります。

なぜレスポンスを早くしなければいけないの？

コミュニケーションはキャッチボールに例えられます。

相手に言葉のボールを投げたり受け取ったりすることでコミュニケーションが成り立ちます。

相手にボールを投げたあと、返って来なければコミュニケーションは成り立ちません。

来たボールには必ず返す。

それも早く返すことが大切です。

問い合わせのために送ったメールや電話の返信・返事がなかなか来なくてイライラした経験はありませんか？

また逆に、問い合わせや質問に対して、すぐに返事が返ってきて「すごい！」と感心したり「良かった」とホッとしたことはありませんか？

誰しも待たされるのは好きではありませんから、できるだけ早く返事を返すように心掛けましょう。

レスポンスが早いことによるメリットは？

レスポンスを早くすることで得られるメリットには以下のようなものがあります。

【レスポンスが早いことで得られるメリット】
①相手からの信頼が得られる
②仕事を獲得しやすくなる
③仕事の効率が上がる

それぞれのメリットついて解説します。

相手からの信頼が得られる

「Time is Money」とも言われるように、ビジネスの場では「時間」はとても貴重で価値があります。

ですから「相手をお待たせしない」ということは、相手のことを尊重した行為として信頼感を生み出します。

逆に返事がなかなか来ないと「ないがしろにされている」と感じ、「あの人(会社)はアテにならない」といった不信感に繋がります。

レスポンスが早いということは、ビジネスはもちろん、プライベートでも「あの人は信頼できる」と思ってもらえることに繋がります。

仕事を獲得しやすくなる

クラウドソーシングでは、提示された案件のオファーに対してフリーランスや企業の方が「やりたい！」と手を挙げて、その中から選ばれて初めて仕事をすることになります。

私もクラウドソーシングサイトで仕事を発注することがありますが、案件をオファーすると1案件当たり多い時で20社程から応募があります。

そのなかには、案件を出してすぐに応募してくださる方もいれば、3日くらい経ってから応募される方もいます。

最終的には実績などを検討して決めますが、同程度の実績の方であれば、やはりすぐ応募してくださる方のほうが「やる気があるな」と思って採用したくなります。

また、早く連絡をくださる方は、仕事の上でも早く対応してくれるのではないか、という期待につながります。

逆に連絡が遅い人は、仕事でもルーズな対応なんじゃないかな？と思ってしまうのです。

ですから、同じ条件であれば早いレスポンスであれば仕事を獲得しやすくなるのです。

仕事の効率があがる

メールで仕事の連絡が来た時、すぐに返事をすれば確認作業や段取りなどは1回で済むため時短になります。

しかし後回しにしてしまうと、後でそれに取り掛かろうと思った時に、再度メールを読んで段取りを組んだりしなければならないので二度手間になります。

連絡が来た時、後回しにしないで確認することは、仕事を組み立てるうえでも役立ちます。

連絡内容を把握して、何が求められているのか、それを処理するのにどのくらいの時間がかかるのか、優先順位はどのくらいか、などを判断することですぐに行動に移れます。

そして、もし相手の求める内容や意図が分からなければ「〇〇については分からないので教えて欲しい」とレスポンスをします。

そうすることで、仕事の段取りができ、効率的に仕事を進めることができます。

レスポンスを後回しにしたところで、仕事は無くなりませんし、いつかはレスポンスしなければなりません。

それならすぐにレスポンスをしたほうが時間が無駄にならず、仕事の効率がアップします。

レスポンスを返す時間はどれくらい？早く返せない時はどうしたら？

仕事上のメールの場合、24時間以内に返信することがビジネスマナーとされています。

メールを受信した時間帯にもよりますが、多くの企業のオフィスアワーである9時～18時に受信したメールであれば、２～３時間以内に返信できれば「レスの早い人」と認識してもらえるでしょう。

また、それ以上に時間が経ってしまったとしても、返信に時間がかかってしまった理由の説明があれば早く返信しようとしていた努力が感じられます。

例えば以下のような理由が書いてあると「仕方がないな」と思っていただきやすくなります。

【すぐにレスポンスが出来なかった時に使える理由文例】
・会議に参加していたためお返事が遅くなり失礼いたしました
・イベント運営のため、メールを確認出来ずにお返事が遅くなりました
・長距離を運転していたため、返信が遅くなり申し訳ございません

この言い訳は何回も使えるものではありません。

普段からすぐにレスを返すようにしている人が、たまたま遅くなってしまった時に使えるものです。

いずれにしても、連絡がきたらすぐに返すことを心がけて行動することが重要です。

レスポンスが早い人になるにはどうしたらいいの？

「あの人はレスポンスが早い」と思ってもらえると信頼度もアップし、仕事に繋がる可能性が高まります。

ではどうしたら「レスポンスが早い」と思ってもらえるようになるのでしょうか。

「レスポンスが早い人」と思ってもらえるコツをご紹介します。

連絡が来ていることをいち早く把握する

返事や返信を早くするためには、まず相手から連絡が来ていることをいち早く知ることが重要です。

メールをこまめにチェックしたり、メッセンジャーなどは通知機能を活用して、連絡が来ていることを素早く把握するようにしましょう。

特に注意が必要なのはメールを普段使わない方。

主婦や若い女性の場合、普段の連絡にはLINEやSNSのメッセンジャーを使っています。

そうした方はメールを確認するのは1日1回であったり、数日に1度しかメールはチェックしない、なんて方もたまにいらっしゃいます。

起業したらビジネス用のメールはこまめにチェックするようにしましょう。

まずは受信したことを相手に伝える

LINEなどは相手が読んだかどうか「既読」マークで知ることができますが、メールの場合は相手に届いたのか、読んだのかどうかが分かりません。

ですから、メールは受け取ったら、内容に対する返事はさておき、メールを受信したことを相手に連絡しすることが大切です。

特に難しい内容の依頼であれば、確定した返事までに何日もかかることもあかもしれません。

確定するまで返事をしない、というのでは相手もメールが届いているのかどうか、読まれているのかどうか、心配したまま待たされることになってしまいます。

もし、すぐに返事ができる内容であれば返信に併せて記載します。

もし、確定した返事までに多少時間がかかるようであれば「あらためて〇〇日までに確認してご連絡します」と書いて返信しましょう。

テンプレートを活用する

ひとつのメールに返信する時間を短縮できれば、レスポンスもおのずと早くなります。

一つのメールを返信するのに5分も10分も時間をかけていたら、それだけで仕事が終わってしまいます。

もちろん、内容が複雑で返信文を書くのに時間を要するメールもあるかと思いますが、一般のメールであれば1分以内での返信を目標にしましょう。

そのためには、メールでよく使用する定型文を用意しておいてコピペ（コピー＆ペースト）すると良いでしょう。

「ビジネス　メール　文例」などと検索すると、メールの定型文や文例を紹介したサイトが見つかりますので、ぜひ活用してみてください。

また、「おせわ」とキーボード入力をしたら「お世話になっております。」と出るように単語の辞書登録をするなど、時短のノウハウを活用してメール作成を早くしましょう。

途中経過の報告をする

難しい依頼などの場合、確定した返事を返すまでに何日かを要することがあるかもしれません。

そんな場合は上記のように、まずは連絡を受け取った旨の返信をします。

そして最終的な回答が出るまで、途中経過や状況報告をこまめに送るようにしましょう。

途中であっても報告があると相手は「放置されていない」と安心感を得られます。

また、途中経過の報告をしておけば、最終的な報告の際に経過説明が省けるので、最終的にはレスが早く済みます。

まとめ：早いレスポンスで信頼を得て経営者として成長しよう

今回は「レスポンスを早くする」ことをテーマに、なぜレスポンスを早くすることが良いのか、また、レスポンスを早くするにはどうしたら良いか、などをご紹介しました。

私自身、組織に属している時にはあまりレスポンスを早くすることの重要性が分かっていませんでした。

ですが、起業したあと「レスポンスが早くて助かる」「仕事が早いね」と言われるようになってから、意識してメールなどのレスポンスを早くすることを心掛けてきました。

逆に、私が送ったメールや連絡に対して返信が遅い人や返事が全く来ないから何度も催促するような人は「この人とは今後、あまり仕事したくないな」と思うようになり、仕事上のお付き合いを辞めた方が何人もいます。

メール一つであっても、連絡をないがしろにする人は仕事に対しても手を抜いているのではないか、と思うからです。

「返信が遅いぐらいで･･･」と思うかもしれませんが、人の印象はそうしたことの積み重ねて決まるものですし、仕事先として選んでもらえるかどうかも、そうした些細な事がきっかけで決まるものです。

些細なこと、とないがしろにせず、まずは来たメールにすぐ返す、ということからやってみてください。

起業一年目の方が心掛けたいことを解説した記事もあわせてご覧ください。