お礼と感謝の気持ちを込めて！新規開店や開業記念のお披露目パーティの開き方

起業してお店を新しくオープンする時や新たに事務所を構えた時など、お披露目のためにパーティーを開きたいですよね。

お世話になった方や起業や開店に協力してくれた方、そして仲間や知人などを招いて、これまでのお礼と感謝を伝えつつ、今後の支援・応援をお願いしたいものです。

『お披露目会』や『レセプションパーティー』、『内覧会』などと呼ばれるこうした集まりですが、初めてのことで「何を準備したらいいの？」「どんな手順でやるの？」と悩む方もいるのではないでしょうか。

そこで今回は新店舗や新事務所のオープンを記念したお披露目会・レセプションパーティの開催方法についてお伝えします。

それではどうぞ！

お披露目会・レセプションパーティーとは？その目的は？

新規開店や新商品のリリース、お披露目、そして事務所開設など・・・新たに事業を始める際に行われるのが『お披露目会』や『レセプション・パーティー』と呼ばれる集まりです。

多くの場合は、関係者などを無料で招待して、飲食を提供したり、交流を図ったりします。

こうした集まりを開催する目的は３つあります。

日頃の感謝を込めて
これまであなたの開店・開業等を応援してくれた友人・知人・仲間はもちろん、取引先やご近所のかたなども含めて幅広くお招きしてもてなすことで、お礼を伝え、感謝の気持ちを表します。

オペレーション（運営）のテストとブラッシュアップ
飲食店や販売・サービス提供店舗の開店の場合、レセプションでオペレーションのテストをすることも多くあります。本番と同様の運営をすることで、スタッフの動きや導線、お客様の対応について確認することが可能となります。また招待者・来場者からアンケート等を通じてフィードバックを得て、オペレーションに反映することで、オープン後のスムーズな運営につなげます。

広告宣伝
パーティにお招きした方は、最初のお客様となります。パーティに満足したのであれば、その様子やサービス内容をクチコミやSNSなどを通じて拡散したり宣伝をしてくれることでしょう。将来のお客様を広げるための集まりとも言えるでしょう。

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新たな出発にあたって、お世話になった関係者にこれまでの感謝を伝え、今後の応援・サポートにつなげるのが、お披露目会・レセプションパーティーの目的です。

ぜひ成功させてその後の発展につなげられるように、準備、運営、アフターフォローまでを抜かりなく進めましょう。

開催までの準備の流れ

お披露目会やレセプションパーティーを開催する場合、以下のような内容を検討するのが一般的です。

1. 日程の検討
2. 会場の検討
3. 招待客の選定
4. 招待状の送付
5. パーティー内容の企画
6. アンケートの準備
7. お土産の準備

なお、実施の順番は前後する場合もあります。

日程の検討

お披露目会やレセプションパーティーをいつ開催するかを決めます。
開催の目的にもよりますが、招待者の方が参加しやすい日程・曜日・時間帯を検討しましょう。

会場の検討

飲食店や店舗の新規オープンの場合は、そのままお店が会場となりますが、会社設立や事務所の開設、新商品のお披露目、新事業の発足などの場合、社内に招待客をもてなすことができる広いスペースが無い場合は、会場となる場所を探さなければなりません。

招待者の人数や内容に応じて会場を検討しましょう。
招待人数が多い場合や、格式を重んじるような場合はホテルが良いでしょう。
また、アットホームに少人数でやる、というような場合は、ご近所のカフェやレストランを貸し切る方法がおすすめです。
自分たちの手作りで準備をすすめたい、という場合はレンタルスペース、パーティスペースなどを利用すると良いでしょう。

探す際にはこのようなレンタルスペースを探せるサイトを活用するのも手です。

なお、外部のスペースを利用して開催する場合は、2か月前くらいから検討するようにしましょう。

直前だと「空いている場所が無い」と慌てることになりかねません。

招待客の選定

会場の検討と同時に進めるのが、招待客の選定です。

誰を招くかは、会の目的によって異なってきます。

会社設立・事務所オープンなど、これまでお世話になったお礼や「これからもよろしく」という思いで開催する場合は、支えてくれた仲間や友人、知人、家族などの関係者が中心になるでしょう。

一方で、新店舗のオープンや新商品のお披露目などを目的とした場合は、お世話になった方だけでなく、これからのお客様に繋がりそうな方や、クチコミを通じた宣伝ができる『インフルエンサー』を招待すると良いでしょう。

招待状の送付

会場と招待客が決まったら招待状（挨拶状）を送りましょう。

近年はメールなどで招待や案内を済ませてしまうこともありますが、目上の方や格式を重んじるような方には、きちんとお伝えする意味でも招待状を用意しましょう。

オープニングレセプション（開店のお披露目会）の招待状の場合、構成は以下のようなものが一般的です。

・前文
「拝啓」などの頭語から始まって、「○○の候」などの時候の挨拶を入れます。

・挨拶＆お礼
開店についての案内と、これまでお世話になったお礼を述べます。

・招待の案内
オープニングレセプションの案内を分かりやすく書きます。

記載する主な項目は以下の通りです。

• 開催日時
• 開催場所（会場名/住所/電話番号/地図を別紙で用意してアクセスも明記しましょう）
• 連絡先（電話番号/メールアドレス）
• 会費（会費制の場合は記載）
• 出欠の確認（出欠の確認を求める場合、返信方法、期日を明記）
  ※その他、必要な持ち物やドレスコードなどがあればそれも記載しましょう。

文例はこちら

招待状のイメージです。

招待状は遅くとも開催日の１か月前までに届くように送りましょう。

なお、必ず出席をしていただきたい方や挨拶などをお願いする方には、招待状をお送りする前に電話などで事前に連絡を入れておきましょう。

内容・プログラムの企画

開催の目的に応じて、パーティー内容、プログラムを企画します。

参加者の方が退屈したり、飽きたりしないように趣向を凝らしましょう。

招待客に「参加して良かった」と思っていただけるためにはどうしたら良いか？という視点で考えてみましょう。

アンケートの準備

当日ご参加いただいた方に感想やご意見をいただくことも、お披露目会やレセプションの一つの目的です。

特に新店舗や新商品・新サービスのお披露目の場合は、一般の方よりも前にご意見を伺う貴重な機会ですし、いただいたご意見等を反映することで、お客様の満足度を高めることにも繋がります。

細かい設問を設定しなくても、大まかに気付いたことや感想を集められるように準備をしておきましょう。

アンケートを取るのが難しい、そぐわないような場合は、パーティーのあとに個別に電話やメール等で連絡して、参加していただいたお礼と共に感想などを尋ねる機会を持ちましょう。

お招きした後に「先日はレセプションに来ていただいてありがとうございました」などとお礼の連絡を入れることで「気にかけてもらっている」と思っていただけるうえ、もしパーティーでミスや失態があったとした場合は、そのフォローにつながります。

お土産・記念品の準備

ゲストにお帰りの際にお持ち帰りいただくお土産を準備します。

気の利いたお土産や記念品は、パーティーの後に再度感動を与えます。

なお、重い物やかさばる物だとお帰りの際に邪魔になってしまう可能性があるので、大きさや重量などにも配慮が必要です。

どうしても大きな物をお渡ししたい場合は、後日配送するなどの対応も検討しましょう。

まとめ：招待者が喜んでいる顔を思い浮かべて企画しよう

新規開店や事務所オープンなどの場合、それ自体の準備が大変で忙しいため、お披露目会やレセプションパーティー、内覧会などは“やっつけ仕事”となってしまう事もあるでしょう。

しかし、これまでお世話になった方やこれからお客様になってくださる方などをお招きする集まりですから、最初の段階で「あそこはダメだ」と思われたら挽回が難しくなってしまいます。

また、多少至らない点があっても「最初だから」と許してもらえますが、最初の段階で「素晴らしい！」と思ってもらえたら、クチコミなどを通じて良い評判が広まるはずです。

ぜひ、招待する方に喜んでもらえるためにはどうしたらいいか、そのための準備、内容はどうしたらいいかを考えて、満足して帰ってもらえるような準備をして、ぜひ事業の出発を成功でスタートさせましょう。