【見積書・納品書】起業したら必要になる取引書類の作成方法【請求書・領収証】

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ビジネスを始めるとお客様やお取引先から『帳票』と呼ばれる書類のやりとりが行われます。

起業希望さん

帳票ってなんですか?

ながた

見積書や納品書、請求書や領収証などのビジネス上の取引書類です

これまで経理や営業などのお仕事経験が無いと

「御見積書を出してください」
「請求書を送って!」

と急に言わると「え?どうしたら良いの?」と戸惑うことも。

そこで、今回はそうした帳票の作成方法について解説します。

こんな方におすすめの記事です

これまでビジネスの取引書類を作成したことが無い方
見積書や納品書の作成方法を知りたい個人事業主さん
請求書や見積書の作成を取引先から依頼されて困っている新人女性経営者さん
見積書や請求書などの作成に時間がかかっている女性経営者さん

目次

ビジネスでよく使う帳票4種類:見積書・納品書・請求書・領収書

ビジネス上で必要となる帳票には様々な種類があります。

なかでも取り引きで多く使われるのが見積書・納品書・請求書・領収書の4つです。

以下にこの代表的な4つの帳票について解説します。

見積書

見積書とは、契約・発注の前段階で、取引先やお客様に対して、提供する商品やサービスの内容や金額、納期、条件等を提示する文書です。

見積書に記載されている内容に相手が了承したら契約・発注という流れになります。

記載してある内容次第で契約の成否が決まる大切な書類になります。

そのため、相手にとって分かりやすい内容で、ヌケモレが無いように注意しなければなりません。

納品書

納品書とは、商品を納品する際に取引先・お客様に対して提出する明細書です。

納品した日付、商品名・数量・金額などを記載します。

現物がある場合は納品時に一緒に添付したり、発送します。

形が無いサービスの場合でも、サービス提供が完了したことを相手に提示するため納品書を発行することが一般的です。

請求書

請求書とは、納品した物品の代金やサービス提供した際の報酬・料金を指定期日までに支払ってもらうための文書です。

一般のお客様へ商品を販売した場合、売上代金はその場でいただくことがほとんどです。

しかし、卸売りや企業との取引では、売上金をあとから請求する仕組みが一般的です。

そのため、支払い条件に基づいて売上金額をまとめて請求書を発行して支払いを受けます。

例えば「月末締めの翌月末払い」という条件。
この場合は、1か月分の売上を集計し、月末に請求書を発行して翌月末に支払われます。

ビジネスでは、基本的に請求しない限り売上金を支払ってもらえないので最も大切な帳票です。

請求書に記載する内容として国税庁では以下の項目を挙げています

  1. 書類作成者の氏名又は名称
  2. 取引年月日
  3. 取引内容
  4. 取引金額(税込み)
  5. 書類の交付を受ける事業者の氏名又は名称
    ※小売業、飲食店業、写真業、旅行業等については5の記載を省略できるとされていますが、書いておいたほうが良いでしょう。

また、以下の項目も併せて記載しましょう。

  • 支払期限
  • 振込先
    ※振込手数料はどちらが負担するか、なども備考欄に記載すると良いでしょう。

領収書

領収書とは、売上の代金を受け取ったことを証明する文書です。

商品の販売やサービス提供している方にとって一番馴染みがある帳票が「領収書」ではないでしょうか。

なお、銀行振込などの現金以外で支払われた場合には、銀行の振込明細を領収証代わりとすることで、領収証を発行しないこともあります。

なお、領収証を発行する際、記載額面が5万円以上の場合は収入印紙を貼らなければなりません。

5万円~100万円以下の場合は200円の印紙が必要で、印紙はコンビニや郵便局で購入できます。

実際に帳票を作成するための3つの方法

それでは実際に帳票作る方法をお伝えします。

帳票を作る方法は大きく分けて3つあります。

  • 市販の専用用紙を買ってきて記入する
  • WordやExcelなどのテンプレートを利用する
  • クラウドサービスを利用する

使用する頻度や発行する枚数、記載する内容量などによって、使い分けると良いでしょう。

以下にそれぞれの方法について解説します。

市販の専用用紙を買ってきて記入する

使用頻度が高い領収書などは100円ショップや文具店で買ってきたものを使う、という方法が便利です。

私の会社でも、普段はパソコンを使ってテンプレートを使用して作成していますが、ちょっとしたお金を受け取った時は市販の領収証も併用しています。

請求書や納品書についても、同様に市販の用紙が販売されていますので、パソコンが苦手な方はこちらを利用すると良いでしょう。

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楽天市場

WordやExcelなどのテンプレートを利用する

パソコンを使う方であれば、パソコンに入っている文書作成ソフトのMicrosoft Wordや表計算ソフトのExcelを活用して見積書や請求書などを作ることができます。

Microsoftのテンプレートサイト内に各種のテンプレートがあります。

https://templates.office.com/

検索窓に「請求書」や「見積書」などと入れるとテンプレートが表示されますので、ダウンロードして使います。

女性経営者Cさん

もうすこしオシャレなデザインのものって無いんですか?

ながた

テンプレートサイトを利用してみましょう

「シンプルなデザインじゃつまらない!」という方は次にご紹介するテンプレートの無料配布サイトを利用して探してみましょう。

▼Excel請求書テンプレート

無料のExcelの請求書テンプレートが豊富にあります。

シンプルなものから遊び心があるものまで揃っています。

https://zestyoga.net/invoice/

▼エクセルテンプレート.com

無料のExcelの見積書と請求書のテンプレートがあります。

シンプルながらもカラフルでオシャレなデザインのテンプレートが揃っています。

https://エクセルテンプレート.com/

 

クラウドサービスを利用する

もっと簡単に請求書や見積書を作りたい
請求書を会計データと連動したい

そういう方はクラウドサービスを利用してみましょう。

スマホやタブレットからでも作成できるので、最近では利用する方も増えています。

初心者にとって、どうやって書いたらいいのか分かりにくい部分や不安な部分のサポートや解説があるのも嬉しいですね。

おすすめのクラウドサービスを3つご紹介します!

▼Misoca

Misoca(みそか) は、項目に沿って入力するだけでキレイな見積書、納品書、請求書をWeb上で簡単に作成、送付、管理できるクラウドサービスです。

ながた

私の会社でも使っています!

Misocaの嬉しい点は、その料金プラン。

ずっと無料のプランでも月に5通の請求書が作成できるのが嬉しい!

そして、すべての機能が1年間無料でお試しできる初年度無償キャンペーンもありますよ。

\ クラウド型見積書・納品書・請求書作成管理サービス /

▼マネーフォワード

家計簿アプリで人気のマネーフォワードでは、クラウドで請求書を作成できる「マネーフォワードクラウド請求書」というサービスを提供しています。

利用は有料となりますが、郵送ボタンをクリックするだけで郵送してくれるシステムや、会計ソフトとの自動連動ができるのが特長です。

\ 作成、送付、保管ができるクラウド請求書ソフト /

▼ツカエル見積・請求書オンライン

30日間無料で使えて、それ以降も月額500円とリーズナブルで利用できる帳票サービスです。

シンプルなデザインと操作が簡単で、きれいな帳票が作れます。

まとめ:帳票作成作業を軽減して本業に専念しよう

それまで作ったことのない見積書や請求書。

何を書いたらいいのか迷ったり、この内容で良いのか不安になりますよね。

でも、一回作ってみれば、そんなに難しいことではないと分かります。

なお、帳票の作成は、パソコンやクラウドサービスを利用することをおすすめします。

1回作成したら、それをフォーマットにして繰り返し使うことができるので、事務作業の軽減にもつながるからです。

また、帳票の作成と確定申告が連動するシステムも多いので、上手に活用すると良いでしょう。

帳票の作成などの事務作業は起業したら必ず必要になります。

でも、そうした事務作業や負担をできるだけ減らして本業に専念できるようにしてみましょう。

経理会計の負担も減らしたいと思っている方はこちらの記事もどうぞ!

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