【見積書・納品書】起業したら必要になる取引書類について【請求書・領収証】

女性の起業の基礎知識

ビジネスを始めると、お客様やお取引先との間で、見積書や納品書、請求書や領収証などの『帳票』と呼ばれる書類のやりとりが行われます。

経理や営業などのお仕事経験が無い方だと
「御見積書を出してください」
「請求書を送って!」

と言われた時に「え?どうしたら良いの?」と迷っちゃいますよね。

そこで、今回はそうした帳票の作成方法について解説したいと思います。

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ビジネスでよく使う帳票4種類:見積書・納品書・請求書・領収書

事業をスタートして必要となる帳票はたくさん種類がありますが、なかでも取り引きで多く使われるのが見積書・納品書・請求書・領収書の4つです。

以下に4つの帳票と特徴などを説明します。

見積書

契約・発注の前段階で、取引先やお客様に対して、提供する商品やサービスの内容や金額、納期、条件等を提示する書類です。

見積書に記載されている内容に相手が了承したら契約・発注という流れになります。

記載してある内容次第で契約の成否が決まる大切な書類になりますので、相手にとって分かりやすい内容で、ヌケモレの無いようにしましょう。

 

納品書

商品を納品する際に取引先・お客様に対して提出する明細で、納品した日付、商品名・数量・金額などを記載します。

現物がある場合は発送時に同封しますが、形が無いサービスの場合であっても、サービス提供が完了したことを相手に提示するため納品書を発行することが一般的です。

 

請求書

商品やサービスをお客様に直接販売する場合は売上代金をその場でいただくことがほとんどですが、卸売りや企業への販売・取引の場合は、売上金をあとから請求する仕組みが一般的となります。

「月末締めの翌月末払い」

という条件の場合は、1か月分の売り上げをまとめて月末にまとめて請求書を発行し、翌月末に支払われる、といった感じです。

この商品やサービスの売上金を支払ってもらうための書類が「請求書」です。

ビジネスでは、基本的に請求しない限り売上金を支払ってもらえないので最も大切な帳票と言ってもいいでしょう。

請求書に記載する内容として国税庁(タックスアンサー)では以下の項目を挙げています。

  1. 書類作成者の氏名又は名称 
  2. 取引年月日 
  3. 取引内容 
  4. 取引金額(税込み) 
  5. 書類の交付を受ける事業者の氏名又は名称

※小売業、飲食店業、写真業、旅行業等については5の記載を省略できるとされていますが、書いておいたほうが良いでしょう。

また、上記だけだと情報が不足していますので、以下も必ず記載しましょう。

  • 支払期限
  • 振込先

そのほかにも、振込手数料はどちらが負担するか、なども備考欄に記載しておきましょう。

領収書

消費者向けの販売、サービス提供をされている方にとって一番馴染みがある帳票が領収書ではないでしょうか。

領収書は、金銭(売上)を受け取った側が発行する書類ですが、銀行振込などの現金以外で支払われた場合には、銀行の振込明細を領収証代わりとすることで、領収証を発行しないこともあります。

なお、領収証を発行する際、記載額面が5万円以上の場合は収入印紙を貼る必要があります。

5万円~100万円以下の場合は200円の印紙が必要で、印紙はコンビニや郵便局で購入できます。

 

実際に帳票を作成するための3つの方法

それでは実際に帳票を作るにはどうしたら良いのでしょうか?

帳票を作る方法は大きく分けて3つあります。

  1. 市販の専用用紙を買ってきて記入する
  2. WordやExcelなどのテンプレートを利用する
  3. クラウドサービスを利用する

使用頻度や発行する枚数、記載する内容量などによって、使い分けると良いでしょう。

以下にそれぞれの方法について解説します。

市販の専用用紙を買ってきて記入する

小売りをしている場合など、使用頻度が高い納品書や領収書は100円ショップや文具店で買ってきたものを使う、というのが便利かもしれません。

私の会社でも、普段はパソコンを使ってテンプレートを使用して作成していますが、ちょっとしたお金を受け取った時に市販の領収証も併用しています。

請求書や納品書についても、同様に市販の用紙が販売されていますので、パソコンが苦手な方はこちらを利用すると良いでしょう。


コクヨ 請求書 複写簿 ノーカーボン B5 タテ 20行 40組 ウ-302


コクヨ 見積書 複写簿 ノーカーボン A4 タテ 22行 40組 ウ-386

 

WordやExcelなどのテンプレートを利用する

パソコンをお持ちの方であれば、パソコンに入っている文書作成ソフトのMicrosoft Wordや表計算ソフトのExcelを活用して見積書や請求書などを作ることができます。

Microsoftのテンプレートサイト内に各種のテンプレートがあります。

https://templates.office.com/

検索窓に「請求書」や「見積書」などと入れるとテンプレートが表示されますので、ダウンロードして使います。

Microsoftのはシンプルなものが多いですが「普通のじゃつまらない!」という方は次にご紹介するテンプレートの無料配布サイトを利用して探してみましょう。

▼Excel請求書テンプレート

無料のExcelの請求書テンプレートが豊富にあります。
シンプルなものから遊び心があるものまで揃っています。

https://zestyoga.net/invoice/

▼エクセルテンプレート.com

無料のExcelの見積書と請求書のテンプレートがあります。
シンプルながらもカラフルでオシャレなデザインのテンプレートが揃っています。

https://エクセルテンプレート.com/

 

クラウドサービスを利用する

パソコンにExcelやWordなどのソフトが入っていなかったり、テンプレートがうまく使えない、パソコンを持っていない、という人は、請求書や見積書などの作成をクラウド上でできるサービスを利用してみると良いでしょう。

スマホやタブレットからでも作成できるので、最近では利用する方も増えています。

初心者にとって、どうやって書いたらいいのか分かりにくい部分や不安な部分のサポートや解説があるのも嬉しいですね。

おすすめのクラウドサービスを3つご紹介します!

▼Misoca

Misoca(みそか) は、項目に沿って入力するだけでキレイな見積書、納品書、請求書をWeb上で簡単に作成、送付、管理できるクラウドサービスです。

ずっと無料のプランでも月に5通の請求書が作成できます。

https://www.misoca.jp/

▼マネーフォワード

家計簿アプリで人気のマネーフォワードでは、クラウドで請求書を作成できる「マネーフォワードクラウド請求書」というサービスを提供しています。

利用は有料となりますが、郵送ボタンをクリックするだけで郵送してくれるシステムや、会計ソフトとの自動連動ができるのが特長です。

https://biz.moneyforward.com/invoice

▼ツカエル見積・請求書オンライン

30日間無料で使えて、それ以降も月額500円とリーズナブルで利用できる帳票サービスです。

シンプルなデザインと操作が簡単で、きれいな帳票が作れます。

https://www.mitsumol.jp/

まとめ

見積書や請求書など、それまで作ったことのない書類の場合、何を書いたら良いのか、どうやって作ったらいいのか迷いますし、「これで良いのかな?」と不安になるかと思います。

でも、一回作ってみれば、そんなに難しいことではないと分かると思います。

パソコンやクラウドサービスを利用するのであれば、1回作ったらそれをフォーマットにして繰り返し使うことができるので、2回目からはとっても楽にできるはずです。

帳票の作成などの事務作業は起業したら必ず必要になりますが、できるだけ事務にかかる負担を減らして、本業に専念できるようにしてみましょう。

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